Государство утверждает план, предприятия его перевыполняют…… Это не текст из советской газеты времен индустриализации и не подведение итогов социалистической «пятилетки». Речь идет о реалиях нашего времени, когда экстраординарные экономические условия стимулируют предприятия переходить на электронный документооборот (ЭДО) более оперативно, чем это запланировано государственными структурами.
Концепция «ЭДО-2024»: планы и мотивация
Цифровизация экономики – очевидный тренд, обусловленный прогрессом в области информационных технологий. Замещение бумажного документооборота электронным – его прямое следствие. Разумеется, этот процесс требует регулирования и учета возможных рисков.
В декабре 2020 года ФНС представила концепцию ЭДО в хозяйственной деятельности. По замыслу налогового ведомства, до конца 2024 года значительная часть документации (в частности, документы кадрового учета, транспортные и расходные накладные, акты сверки взаиморасчетов, КС-2, КС-3, документы по учету НДС) должна была перейти в электронный формат.
Авторы концепции указывают ряд положительных результатов от перехода на ЭДО для государства. Очевидно, переход предприятий на ЭДО сократит перечень предоставляемых в государственные органы контроля документов в бумажном формате. Соответственно, повысится эффективность налогового администрирования, сократятся сроки проведения налогового контроля. В конечном итоге, это должно повысить эффективность государственного управления.
Как справедливо отмечают авторы концепции, переход на электронный документооборот по ряду причин отвечает интересам бизнеса. Во-первых, ЭДО сокращает непроизводственные расходы, связанные с обработкой бумажных документов. Во-вторых, обеспечивается гарантированная и более оперативная доставка документов. Не менее важный эффект — снижение «человеческого фактора» и повышение актуальности данных учета. Таким образом, переход на ЭДО повышает конкурентоспособность бизнеса.
ЭДО в новых реалиях: экономия денег и времени для бизнеса
Впрочем, все вышеизложенное может быть воспринято как теория. Возможно ли оценить эффект перехода на ЭДО для бизнеса в цифрах?
В представленной концепции ФНС приводит данные за 2018 год, согласно которым, общие затраты на бумажный документооборот составили 3,4% от ВВП. Это существенная величина.
Весной 2022 года произошло кратное повышение цен на бумагу, увеличились цены на другие расходные материалы. Пусть не столь существенно, но увеличились транспортные расходы. Таким образом, доля расходов на бумажный документооборот для большинства организаций, ведущих в России хозяйственную деятельность по сравнению с 2018 годом, несомненно, увеличилась. Экстраординарные экономические условия не могли не стать катализатором процесса перехода на ЭДО.
Существенная экономия денежных средств – не единственная выгода бизнеса от перехода на электронный документооборот. Нельзя недооценивать факторы времени и надежности, что дает возможности предприятиям оптимизировать бизнес-процессы. Зачастую это может принести не меньший эффект, чем прямая экономия денежных средств.
Есть еще одно обстоятельство, на которое не всегда обращают внимание представители бизнес-сообщества – повышение точности и актуальности данных учета. Насколько это критически важно (особенно в непростых экономических реалиях), мы подробно рассмотрели в нашей статье «Учет и риск-менеджмент в условиях экономической турбулентности». Таким образом, перейдя на электронный документооборот, бизнес получает тройную выгоду.
ЭДО в России: тренд очевиден
Применение электронного документооборота – это не просто пример, когда интересы государства и бизнеса полностью совпадают.
В условиях высоких рисков и необходимой экономии денежных и временных ресурсов, отказ от выгод ЭДО – непозволительная роскошь. Поэтому ускоренный переход бизнеса с бумажного документооборота на электронный – тренд, который можно прогнозировать с очень высокой вероятностью.