«Бухгалтерский учет в некоммерческих организациях несложен. Аудит? А что проверять? Операции простые, вся документация помещается в 2-3 папки. Двух дней для проверки более чем достаточно…» — такое представление о ведении учета некоммерческих организаций вполне типично в том числе для руководителей НКО и специалистов, ответственных за ведение учета.
Насколько оно обосновано? Действительно ли ведение учета общественных организаций, СРО, фондов и других НКО настолько просто? Можно ли рассматривать аудит отчетности некоммерческих организаций лишь как выполнение требование закона, если данная НКО попадает под критерии обязательного аудита?
Будем объективны. Говорить о запредельной сложности бухгалтерского учета НКО по сравнению, например, с транспортными или строительными компаниями – явное искажение действительности. Аудит отчетности производственных предприятий, ведущих внешнеэкономическую деятельность, ставит перед аудитором значительно более сложные вопросы. Есть еще несколько видов коммерческой деятельности, где отражение в бухгалтерском и налоговом учете хозяйственных операций – задача на порядок сложнее, чем в НКО.
Однако, ведение учетных операций НКО требует ответственности и внимания, а проведение аудита– скрупулезности и понимания специфики НКО. Кроме того, очень важно избежать системных ошибок. В противном случае, некоммерческая организация несет операционные, финансовые и репутационные риски, которые ее руководители могут недооценивать.
Организационно-правовая форма НКО
Как навести порядок в учете некоммерческой организации? Как предотвратить системные ошибки? Это можно и нужно сделать на этапе создания НКО. В первую очередь следует правильно определить форму организации.
Например, это может быть Автономная некоммерческая организация (АНО). Если организация планирует вести благотворительную деятельность, то, с высокой вероятностью, лучшее решение – создание Фонда. Назначение Фонда — сбор денежных средств и передача их, т.е. содействие помощи, защите и развитию.
Если общественная организация призвана представлять интересы тех или иных групп людей или организаций по профессиональному признаку или по сфере деятельности, то самое очевидное решение – создание Ассоциации (Союза).
Как правило, такие организации существуют за счет внутренних обязательных взносов, которые сами же и устанавливают собранием, в зависимости от поставленных общих целей и задач. Если организация ведет общественную или общественно-политическую деятельность, то следует выбрать форму Общественной организации.
Исчерпывающий перечень форм НКО определен в Гражданском Кодексе и Федеральном Законе №7-ФЗ «О некоммерческих организациях» от 21.01.1996г.
Устав для НКО – как фундамент для постановки правильного учета
Следующий важнейший вопрос – Устав некоммерческой организации. Это сопоставимо с закладкой фундамента при строительстве здания. Подойдя к его подготовке с должной ответственностью и вниманием, организация уменьшает риски учетного, операционного и репутационного характера, создает основу для постановки правильного учета. Не случайно, Устав некоммерческой организации в обязательном порядке отправляется на экспертизу в Министерство Юстиции.
Отражена ли в Уставе структура организации? Определена ли компетенция высшего органа управления или исполнительного органа? Указаны ли в Уставе организации ее задачи? Содержится ли конкретный перечень видов деятельности организации? Предусмотрен ли порядок формирования органов управления, периодичность их заседаний, а также порядок внесения изменений в Устав? Положительный ответ на каждый из этих вопросов – необходимое условие успешного прохождения экспертизы.
Если НКО ведет предпринимательскую деятельность
Специфика ведения бухгалтерского учета некоммерческой организации во многом определяется тем, ведет ли НКО коммерческую деятельность в рамках осуществления указанных в Уставе целей. Если да, то изначально сотрудники, ответственные за ведение учета, должны настроить контроль над распределением поступлений и расходований средств между общественной и предпринимательской деятельностью.
Особое внимание стоит уделить формулировкам по получаемым и направляемых средствам в договорах и первичных документах учета. Они должны быть максимально точны и информативны. Если взносы и платежи не облагаются НДС, это необходимо указать. Аналогичным образом бухгалтер должен подходить к отражению операций, связанных с расходованием средств. Еще один ключевой вопрос учета и контроля – наличие документов для обоснования затрат, например, приказов на распределение средств, распоряжений участников НКО и т.д.
Только так можно безошибочно и обоснованно распределить затраты между бухгалтерскими счетами, наладить правильный аналитический учет.
Внимание, НДС!
Не только бухгалтерский, но и налоговый учет некоммерческих организаций нельзя сбрасывать со счетов.
Некоммерческие организации относятся к плательщикам НДС. Это зафиксировано в Налоговом Кодексе. Поскольку НК не содержит особых правил обложения НДС НКО, это означает их обязанность представить в налоговый орган декларацию НДС (даже при отсутствии объекта налогообложения). Кроме того, организация обязана:
— составлять счета-фактуры,
— вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур,
— вести книги покупок и книги продаж.
При определении налоговой базы по НДС не учитываются денежные средства в виде целевых поступлений на содержание некоммерческих организаций и ведение ими уставной деятельности, которые поступают от других организаций и (или) физических лиц, не связанные с оплатой реализованных товаров (работ, услуг).
Целевое использование средств и другие ключевые вопросы аудита
Используются ли пожертвования, членские взносы или другие средства НКО по назначению? Для учета и аудита деятельности НКО этот вопрос является ключевым безотносительно того, ведет ли организация коммерческую деятельность.
Если общественная организация является получателем целевого финансирования, то отчет о целевом использовании средств является для нее обязательной формой отчетности, которую наряду с балансом нужно сдавать в контролирующие органы. Для НКО предусмотрены две возможные формы отчета – упрощенная и полная.
В любом случае, заполнение отчета потребует от сотрудников, ответственных за учет организации, ответственности и скрупулезности.
Именно подтверждение (или неподтверждение) целевого использования средств станет ключевым вопросом при проведении аудиторской проверки бухгалтерской отчетности. В ее процессе должно быть установлено, насколько расход средств отвечает утвержденным сметам. Кроме того, проверяется соответствие суммы расходов запланированным показателям и установленным ограничениям.
Аудиторы также должны проверить:
— насколько учетные записи соответствуют информации, указанной в первичных документах,
— правильность оформления в документах операций, связанных с получением и расходом денежных средств или имущества НКО,
— правильность раздельного ведения учета (если организация наряду с некоммерческой занимается еще и коммерческой деятельностью),
— корректность полученного финансового результата.
Как показывает практика аудиторских проверок, при кажущейся «простоте» учета, ошибки в учредительных документах, отражении операций общественных организаций, а также в учетной политике – явление нередкое.
Поэтому работа аудиторов, понимающих специфику деятельности некоммерческих организаций, существенно снизит правовые, хозяйственные и репутационные риски.