Кадровый учет иностранных сотрудников организации требует особого внимания и ответственности, как минимум, по трем причинам.
Во-первых, кадровое делопроизводство такой организации автоматически становится предметом двойного контроля: как со стороны Государственной Инспекции Труда, так и со стороны Отдела по Вопросам Миграции Министерства Внутренних Дел.
Миграционный учет в нашей стране является предметом строгого регулирования. Нарушение его требований влечет серьезные штрафные санкции не только на иностранного гражданина, но и на работодателя. Ошибки и неточности в кадровом учете иностранных сотрудников обойдутся компании в разы дороже, чем аналогичные упущения кадрового делопроизводства в отношении граждан Российской Федерации. Это вторая причина, почему данную проблему нельзя игнорировать или откладывать в долгий ящик.
Наконец, третья причина – значительный объем документооборота и строгие требования и срокам предоставления документов в контролирующие органы и точности их оформления. В частности, необходимо в установленный сроки осуществить постановку иностранных граждан на миграционный учет, проконтролировать сроки действия документов (патенты, ДМС и др.), отправить уведомление о заключении трудового договора и прекращении его действия.
Каждый из документов, например, патент, следует тщательно проверять. Не редки случаи, когда патент выдается на один субъект Федерации (к примеру, Санкт-Петербург), а трудовую деятельность работник осуществляет в другом регионе, например, (Ленинградская область). Подобный случай был описан нами в кейсе «Оформление патента требует контроля». В патенте не менее важно проверить соответствие должности той, что указана трудовом договоре и других документах.
Штатный специалист или аутсорсинг?
Проверка каждого из документов требует времени и внимания, квалификации сотрудника. Допущенные ошибки с высокой вероятностью приведут к колоссальным штрафам, то есть к прямым, а главное – совершенно невынужденным потерям. Поэтому такой вариант, как ведение кадрового учета иностранных сотрудников человеком, не имеющим профильного образования и не знающим особенности ведения миграционного учета лучше не рассматривать. В противном случае, организация подвергает себя значительному и совершенно неоправданному риску.
Доверить кадровый учет иностранных сотрудников штатному специалисту или воспользоваться услугами профессионалов, специализирующихся на оказании таких услуг? С финансовой точки зрения, отдать кадровый учет иностранных граждан на аутсорсинг – более выгодное решение, поскольку организация освобождает себя от обязательств по организации рабочего места специалиста, оплаты курсов повышения квалификации. В непростых экономических реалиях такая экономия точно не будет лишней.
Кроме того, ведение учета иностранных граждан специализированной компанией – более надежный вариант. Например, в случае болезни сотрудника, его обязанности без потери качества сможет выполнить другой специалист аутсорсинговой компании.
Если Вы хотите исключить риски, связанные с ведением кадрового учета иностранных сотрудников, специалисты ООО «Технологии Инвестиции Строительство» (ООО «ТИС») готовы оказать Вам всестороннюю профессиональную поддержку.
Наши специалисты обладают глубокими знаниями российского трудового и миграционного законодательства, ведут постоянный мониторинг его изменений, проходят курсы повышения квалификации. Не менее важен опыт прохождения проверок и взаимодействия с ведомственными службами. Доверяя нам кадровый учет иностранных сотрудников, Вы можете быть уверены в положительном результате.