Отдавая ведение кадрового учета и расчет заработной платы на аутсорсинг, предприятия малого и среднего бизнеса могут получить ощутимую финансовую выгоду. Это особенно важно в непростых экономических условиях, когда считать деньги вынуждены все. Еще один не менее важный «плюс» такого решения — возможность снизить правовые и репутационные риски.
Рациональность и технологичность — характерные черты нашего времени и необходимые условия успеха в бизнесе. Достичь их можно только в том случае, если решением повседневных функций заняты грамотные профессионалы, «заточенные» на решение доверенных им задач. Наличие таких разнопрофильных специалистов в штате – бесценный актив, который в реальных условиях мало кто может обеспечить, особенно если речь идет о небольшом предприятии. Поэтому передача ряда учетных функций – в первую очередь кадрового делопроизводства и расчета заработной платы на аутсорсинг может быть простым и очень выгодным решением для компаний малого и среднего бизнеса.
Кадровый учет – зона недооцененного риска
Кому доверить кадровое делопроизводство – штатному специалисту или аутсорсинговой компании? Уже не одно десятилетие этот вопрос актуален для тысяч малых и средних предприятий. Каждый бизнес, конечно, по-своему уникален и ответ будет зависеть от ряда причин. Что точно стоит учесть при принятии решения – высокий уровень риска, связанный с вероятными ошибками кадрового учета.
Ошибки в составлении трудовых договоров, табеле учета рабочего времени, оформлении командировочных документов, несоблюдение уведомительного порядка, несоблюдение процедуры увольнения – эти и другие ошибки встречаются сплошь и рядом. Если раньше к этим и другим недоработкам кадрового учета относились довольно снисходительно, то в последние годы, в связи с усилением государственного контроля, цена допущенных ошибок и небрежности в кадровом документообороте обходятся все дороже. Речь не только об усилении контроля со стороны государственных органов – в первую очередь Рострудинспекции, отсутствие штрафов по результатам которой для предприятий и учреждений можно смело назвать исключительными случаями.
Даже если вероятность проверки со стороны контролирующих органов крайне низка, это вовсе не означает снижения рисков до нулевой отметки. Ни одна, даже самая успешная организация не застрахована от трудовых споров, возникновения внештатных ситуаций. Эти риски, связанные с недостатками кадрового делопроизводства, чаще всего недооцениваются. Увы, подобная недооценка нередко приводит к потерям – как финансовым, так и репутационным.
Современная российская практика такова, что в предприятиях малого, а иногда и среднего бизнеса функция кадрового учета и делопроизводства нередко «дается на откуп» бухгалтеру. Является ли бухгалтер специалистом в вопросах кадрового учета? Случаи, когда на этот вопрос можно ответить утвердительно – скорее исключение, чем правило. Впрочем, даже если такой компании повезло и с кадровым учетом бухгалтер на «ты», есть ли гарантия что выполнение им функций кадрового учета не скажется на выполнении его основных обязанностей? Тем более, что в самом бухгалтерском учете есть разделы, которые требуют повышенного внимания.
Расчет зарплаты — особый раздел бухгалтерского учета
К таким разделам, несомненно, относится расчет заработной платы. Утверждение, что эта работа требует от бухгалтера сверхъестественной квалификации – явное преувеличение. Однако, совершенно точно данная работа потребует усердия, внимательности и ответственности. Даже при небольшом количестве штатных сотрудников бухгалтеру потребуется не только начислить
заработанные сотрудниками деньги, но также произвести расчет по больничным листам, рассчитать выплаты за неиспользованные отпуска, выплат в случаях увольнения, налогов, взносов и т.д. Это достаточно трудоемкая работа, ошибки в которой могут привести к недовольству и даже к внутренним конфликтам. Не случайно многие предприятия со своей штатной бухгалтерией доверяют расчет заработной платы специализированным компаниям — аудиторским и бухгалтерским.
Качественный аутсорсинг принесет двойную выгоду
Как подсказывает логика и показывает практика, рациональным решением является передача на аутсорсинг функций кадрового учета и расчета заработной платы. Такое «пакетное» решение, реализованное квалифицированными профессионалами, будет выгодно по ряду причин. Во-первых, из финансовых соображений: организации не придется платить страховые и пенсионные взносы. Еще одна очевидная статья экономии – отсутствие затрат на организацию и оснащение рабочего места для специалиста.
Не менее очевидна выгода с точки зрения минимизации правовых, хозяйственных и репутационных рисков предприятия, поскольку ведением кадрового делопроизводства займутся опытные профессионалы, «заточенные» на решение этих задач. Особенно эффективной будет работа специалистов кадрового учета, имеющих опыт прохождения проверок Рострудинспекции, понимающих практику работы инспекторов. Выгода клиента будет еще более ощутимой, если таким же образом будет оказана услуга по расчету заработной платы.
По каким критериям выбирать компанию-партнера?
Итак, каким условиям должна удовлетворять аутсорсинговая компания, чтобы перечисленные выше выгоды клиент в полной мере получил на практике? Они просты. Первое и главное условие – наличие в консалтинговой или аудиторской компании квалифицированных бухгалтеров и специалистов кадрового делопроизводства.
В условиях объективной сложности и постоянных изменений трудового законодательства может быть востребована помощь юриста. Наличие в аутсорсинговой компании такого специалиста может повысить качество услуги.
Разумеется, имеет значение как долго компания занимается оказанием услуг и какова ее репутация. Расчет заработной платы для некоторых категорий работников (вследствие профессиональных или отраслевых особенностей) может иметь свои нюансы. В этом случае важным критерием станет практический опыт бухгалтера в понимании специфических правил расчета оплаты труда.