Почему автоматизированный учет товаров на складе не избавляет от необходимости участия в инвентаризации независимых внешних контролеров.
Ситуация
Наша компания проводила аудиторскую проверку годовой отчетности организации, ведущей розничную торговлю инструментом и садовым инвентарем. Ведение бухгалтерского и налогового учета было организовано на достаточно хорошем уровне. Обнаруженные в процессе проверки ошибки и неточности носили, по большей части, частный характер и не оказывали существенного влияния на достоверность годовой бухгалтерской отчетности.
Аудиторам предстояло принять участие в инвентаризации, что было продиктовано как требованиями стандартов аудиторской деятельности, так и желанием удостовериться в том, данные учета совпадают с фактическим наличием товара на складе.
Менеджерами компании участие аудитора в инвентаризации было воспринято скептически. «Что там проверять? Кладовщики у нас опытные, ведут учет в «1С Склад», данные транспортируются в «1С Бухгалтерия». В конце прошлого года мы ввели штрихкодирование и сейчас вообще все точно, как в аптеке» — говорил заместитель генерального директора. Пусть не столь категорично, но также без энтузиазма отнеслась к проведению инвентаризации главный бухгалтер — «если стандарты требуют, проверяйте, конечно………»
Проблема и решение
Уровень автоматизации действительно вполне соответствовал современным стандартам. Как и говорил главный бухгалтер, из программы складского учета данные переходили в бухгалтерскую программу. На всех товарах был штрихкод.
Тем не менее, назвать хранение и учет на складе оптимальным было нельзя — товары одной группы находились в разных частях склада и проверка количества садовых лопат отняла немало времени и потребовала пройти почти всю его площадь. Проверка двух следующих позиций прошла легко и быстро, но когда дошла очередь до проверки одного из видов граблей, товар вообще не был найден. Проверка количества другой позиции по граблям выявила излишки точно на то количество, которое не было обнаружено по прежней позиции, цена по которой была выше на 200 рублей. Объяснение оказалось простым – кладовщик «на автомате» присвоил двум позициям один штрих-код.
В дальнейшем инвентаризация выявила партию инструмента, которая вообще нигде не была учтена. Ее розничная стоимость составляла около 162 тысяч рублей. Увы, даже автоматизация не смогла полностью исключить «человеческий фактор», а возможно, даже спровоцировала у сотрудников отношение к инвентаризации как к формальности.
Аудиторы рекомендовали руководству компании упорядочить хранение товара на складе, в частности, ввести зонирование размещения по группам товаров, а также проводить инвентаризации с участием независимых контролеров. Рекомендации аудиторов были выполнены.
Результат
Внимательность и ответственность аудиторов помогла:
— предотвратить прямые финансовые потери на сумму 110 тысяч рублей;
— выявить неучтенный товар на сумму 162 тысячи рублей;
— оптимизировать хранение товаров.
Вывод
Выявленные в процессе инвентаризации недостатки и потери произошли исключительно вследствие невнимательности. В действиях сотрудников не было злоупотреблений и злого умысла. В противном случае (например, при спланированных хищениях), ущерб мог бы приобрести колоссальный масштаб и даже создать угрозу существованию бизнеса. Это стоит учитывать руководителям, которые рассматривают инвентаризацию как формальность, уповают на автоматизацию учета и штрихкодирование.